働き方改革や新型コロナウイルス感染症などの影響で、テレワークを導入する企業が増加しました。現在でも、テレワーク導入を検討している企業は多いです。

とはいえ、テレワーク導入には具体的になにが必要なのか、どのような費用がかかるのかが分からないという人もいるでしょう。

そこで今回は、テレワーク導入の際に必要なものや費用について解説します。

テレワークによって削減できる費用や、テレワークにおいてビジネスツールを活用するメリットなども紹介するので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

テレワーク導入に必要なものと費用について

そもそも「テレワーク」とは、ICT（情報通信技術）を利用した、時間や場所に縛られない働き方のことです。テレワークを導入すれば、在宅勤務やワークスペースなどを活用したモバイルワークができるようになります。

社員がオフィスに集まる必要がなくなるため、感染症対策はもちろん、「育児・介護との両立が困難」という理由の離職を防いだり、遠方に住む優秀な人材を雇ったりすることも可能になるでしょう。

さまざまなメリットがあるテレワークですが、導入のためには環境を整えなくてはなりません。まずは、テレワーク導入にはなにが必要で、どのような費用がかかるのかを知っておきましょう。

PCやタブレットなどの情報通信機器（デバイス）

テレワーク導入には、業務で使用するPCやタブレットなどの情報通信機器（デバイス）が必要です。

デバイスの用意や扱い方については、主に以下のパターンがあります。

・オフィス用のデバイスを持ち帰ってもらう

・社員の自宅用デバイスで、オフィス用デバイスを遠隔操作する

いずれにしろデバイスは業務で使うものなので、会社側が用意するのが一般的です。

オフィスでデスクトップPCを使っている場合は、持ち運びができないため、テレワーク用に新たにノートPCを購入する必要があるでしょう。また、ウイルス感染や情報漏洩を防ぐためにも、セキュリティソフトのインストールなども必要です。

ノートPCの金額はスペックなどによって大きく異なりますが、一般的なビジネスシーンで使う場合、1台あたり3万～20万円程度が費用の目安です。

経営側としてはできる限り導入費用を安く抑えたいところですが、業務に必要なスペックが備わっていない場合、仕事に支障をきたしてしまいます。価格だけでなく、スペックもしっかり確認しましょう。

インターネットの通信費や水道光熱費

テレワークを導入するには、インターネット環境を整えておく必要があります。

在宅勤務の場合は、自宅のインターネット回線をそのまま使ってもらうことになるでしょう。とはいえ、勤務時間中は水道光熱費もかかります。仕事とプライベートの線引きが曖昧になりやすいため、在宅勤務ではインターネットの通信費や水道光熱費として一定額の手当を支給するのが一般的です。

社員の自宅にインターネット回線がない場合は、回線工事費やWi-Fiルーターのレンタル費用の一部を会社側が負担するなどして、インターネットをつなげてもらう必要があるでしょう。

書類の郵送費や備品などの消耗品代

ボールペンやファイル、プリンターなどの備品や消耗品代、書類の郵送費などは、いったん社員に立て替えてもらい、後日清算するのが一般的です。

しかし、立て替えた経費の精算は手間がかかるうえに、経費がかさむと社員に負担がかかるため、負担軽減の仕組みを作ることが重要です。

「ボールペンやレターパックなどをあらかじめ支給する」「会社に荷物を送る場合は着払いにしてもらう」などの方法を考えてみましょう。

ビジネスツール

テレワークを導入すると、直接社員に業務の指示を出したり会議をしたりすることができなくなります。そういった不便さを補うためにも、ビジネスチャットやWeb会議ツール、タスク管理ツールなどのビジネスツールも必要です。

ビジネスツールには無料版が用意されているものもありますが、無料版は利用人数や機能などに制限があります。利用シーンや人数などをシミュレーションして、有料版の導入も検討してみましょう。

テレワーク導入で削減できる費用

テレワーク導入にはさまざまなものが必要で、環境を整えるための費用もかかります。しかし逆に、テレワークを導入することで削減できる費用もあります。どのような費用が削減できるのか、くわしく見ていきましょう。

オフィスの賃料・光熱費

テレワークを導入するとオフィスの利用者が減るため、水道光熱費が抑えられます。また、利用者の人数に合わせてオフィスを縮小すれば、オフィスの賃料も抑えられるでしょう。

社員に支給している交通費

テレワークを導入すると社員が通勤する必要がなくなるので、交通費や通勤手当も削減できます。出社してもらう必要がある場合は、一定額の通勤手当を支給するよりも、実費精算にすると良いでしょう。

採用コスト

テレワークを導入すると、子育てや介護による離職が減って社員の定着率が上がりやすくなるため、採用コストも削減できるでしょう。

また、「多様な働き方を推進している企業」という企業ブランディングにもつながるので、求職者の応募数が増える可能性があります。

テレワークにビジネスツールを導入するメリット

とはいえ、「必要なことは電話やメールで伝えれば済むのでは」と考える人もいるのではないでしょうか。

ビジネスツールには、さまざまなメリットがあります。この項では、テレワークにおけるビジネスツール導入の具体的なメリットについて紹介します。

情報共有やコミュニケーションがスムーズになる

テレワークの社員と連絡する手段がメールや電話だけしかない場合、文章だけでは意図が正確に伝わらなかったり、何度も電話して作業の妨げになったりする可能性があります。さらに、一人ひとり個別に連絡する必要があるので、かなり時間を取られるでしょう。

しかしビジネスツールなら、個人単位だけでなく部署やプロジェクトチームなどのグループ単位で連絡が取れるため、個別に連絡する必要がなく業務を効率化できます。相手のタイミングで内容を確認できるので、作業の妨げにもならないでしょう。

マナーに注意しながら返信する必要があるメールとは違い、気軽にやり取りできるのもメリットです。返答にリアクション機能を活用すれば、返信内容を考える時間を削減できるうえ、コミュニケーション不足解消にも役立つでしょう。

また、ビジネスツールの多くはファイルやPCの画面共有機能が備わっており、必要な資料を送付したり、自分の画面を見てもらいながら説明したりすることも可能です。

メールの文章だけでは伝わり切れない部分まで映像で伝えられるので、認識不足や勘違いによるミスも防ぎやすくなります。

タスクの管理が行いやすい

タスク管理機能を備えているビジネスツールを利用すれば、タスクの抜けや漏れも防げます。「誰がどのタスクを完了しているのか」が一目で分かるので、進捗管理もしやすいでしょう。

セキュリティ強化につながる

ビジネスツールはセキュリティがしっかりしている製品も多いので、導入することはセキュリティ強化にもつながります。テレワーク中の情報漏洩リスクも抑えられるでしょう。

ビジネスツールを導入するならクラウドERPもおすすめ

ビジネスツール導入を考えているなら、クラウドERPもおすすめです。

「クラウドERP」とは、社内のさまざまな業務を一元化する基幹業務システム（ERP）を、クラウドやインターネット上に構築したアプリケーションの総称です。インターネットを介して業務が一元管理できるので、テレワークで大いに役立つでしょう。

Blue Tiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）では、テレワークで役立つクラウドERPの導入や運用サポートを行っています。

勤怠管理や給与計算を自動化できるツールのご提案や、複数の業務自動化ツール（iPaaS）などとの連携もお手伝いします。現在テレワーク導入を検討中であれば、お気軽にBlue Tiger Consultingまでお問い合わせください。

まとめ

テレワークを導入するにはデバイスやビジネスツールなどが必要で、消耗品や備品購入費などの費用もかかります。

とはいえ、うまく運用できればオフィスの賃料や交通費などが削減できるうえ、企業ブランディングにもつながります。初期投資は必要ですが、長期的に見れば導入するメリットは大きいといえるでしょう。

前述したように、テレワークで効率的に業務を進めるには、ビジネスツールの導入が欠かせません。もしクラウドERPの導入を検討しているなら、ぜひBlue Tiger Consultingにご相談ください。