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基幹システムの種類を徹底解説！ERPとの違いや導入のポイントも解説
2021.10.03 > クラウドERP
現代の企業を支えるさまざまなシステムの中で、基幹システムは非常に重要な役割を担っています。適切に導入することで、あらゆる業務を効率的に行えるようになり、企業の成長にもつながるでしょう。
より最適なシステムを選択するためには、どのような機能があるのかを把握して自社の現状と照らし合わせなければなりません。
そこで今回は、基幹システムの種類を具体的に解説し、導入によって得られるメリットやデメリットについても解説します。
基幹システムとは、あらゆる情報を管理して企業の経営の根幹を支えるシステムの総称で、「基幹系システム」や「バックオフィス系」とも呼ばれます。
より良いシステムの導入は、業務の効率化やパフォーマンスの向上など多くの効果が期待でき、企業の成長には欠かせないため重要度も高いです。システムが停止すると、経営自体も滞ることになるでしょう。
企業のシステムには業務システムもありますが、こちらは情報共有をスムーズに行うなど利便性の高いツールで、停止したとしても業務自体は可能です。
業種によっても基幹システムに必要な機能はさまざまです。ここからは具体的な種類と役割について解説します。
貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成するため、会計処理の記録や管理を行うシステムです。
主な機能としては、伝票入力や決算、帳票出力機能などがあります。収益の管理会計と財務諸表の報告の両方を担い、企業が行う会計には必要不可欠です。
CRMとも呼ばれているシステムで、顧客の情報を一元化して管理でき、データをさまざまな場面で活用することが可能です。
顧客情報は企業にとって重要な資産です。このシステムを利用することでデータを蓄積し、顧客満足度の向上などに役立つでしょう。
ナーチャリングによるリード客の育成や、クロスセル・アップセルにもつながり、業績アップや企業成長のためには重要なシステムです。
SFAとも呼ばれ、文字どおり営業に関する活動をサポートするシステムです。
営業に必要な情報や資料、案件別のチャット内容を共有するなど、営業活動に特化した機能が利用でき、業務の効率化を図れます。
案件の進捗状況を管理でき、全体的に透明性がある状態で管理共有できるため、多くの顧客や従業員を抱えている企業ほど重要になるシステムでしょう。
主に生産に関わる管理を行う役割があるため、一般的には製造業界で必要とされるシステムです。
生産から納品までを一元管理し、生産計画から原材料や資材の購入、工程、在庫や品質、原価の計算から納期まで幅広く活躍します。
全体を一元管理することでミスや納期の遅れといったトラブルを防ぎ、効率的で無駄のない生産活動が実現するでしょう。
企業活動に必要な素材や製品を、外部から調達する業務を管理するシステムです。
商品の生産やサービスの提供に必要なことから、小売業や卸売業を中心に、製造業などでも活用されています。
多くの情報を一元管理することで、工数や伝票の削減ができるため、より効率的な業務を行うためには欠かせません。
主に販売業で必要とされ、販売プロセスに必要なマネジメントを行うシステムです。見積もりや受注、納品から請求などを一元管理して、業務の効率化を図ることができます。
また、小売業や製造業などでは在庫管理システムも重要です。
在庫を最適な状態に整える役割があり、生産コストの最適化や維持管理コストの削減に効果が期待できます。また、会社の設備や備品などの管理にも活用可能です。
従業員の雇用から退職までを管理するシステムです。企業の人事管理は多くの情報を整理して、それぞれに対応する必要があります。
求人募集や採用などの入社前の段階から、配置や移動、評価制度や教育など業務に関連する事柄や、労働時間、賃金、福利厚生、退職などの直接金銭につながる部分までさまざまです。
それらの社員情報を一元管理することで、ミスのない給与計算と適切な人事配置や教育などを管理できるようになります。
給与計算に関する業務を効率的に改善するシステムです。
給与には賃金だけではなく、保険や税金などの控除も計算する必要があり、それらを自動的に算出できるようになります。
勤怠管理と連携しやすくなり、銀行へ支払った情報などのデータ作成も効率的になるでしょう。
労働時間を正確に把握し管理するシステムです。
出社日や退社時間、休暇や休日などの勤怠全般を把握でき、間違いのない給与計算にも必要ですが、働き方改革の影響もあって、よりニーズが高まっています。
リモートワークなどさまざまな環境にも対応できるように、最近ではクラウドの勤怠管理システムを導入する企業が増えており、今後の主流になるかもしれません。
基幹システムは企業経営を支えるためのさまざまなメリットがありますが、同時に注意すべき点もありますので、それぞれについて紹介します。
システムの機能によって違いはありますが、共通点としては情報を一元管理することによって業務効率が向上するメリットがあります。
単調なデータ入力などの負担が軽減し、本当に必要な業務に人員を割けるようになることで、質の高いサービスの提供にもつながるでしょう。
さらに、業務を共有化することで属人化の解消にもつながり、多くの社員が情報を資源として活用できるようになります。
また、大部分をシステムによって自動化できるため、単純な入力ミスなどのヒューマンエラーが削減でき、さまざまなトラブルの予防になるというのも利点です。
企業にとって重要な機能を担う基幹システムは、一度稼働が止まるとすべての業務がストップします。
通常はシステムを止めることはありませんが、何らかの障害やトラブルで停止した場合は、企業活動に深刻なダメージを与えるでしょう。そのため、簡単に止まることがないように、基幹システムには高い安定性とセキュリティが必要です。
また、機能面が優れているからといって必ずしも効果が発揮されるとは限りません。
会社の業務に適しているか、使用する社員が効率的に使いこなせるかなど、基幹システムが正しく機能するためにも条件があります。
操作が難しいシステムもあるため、導入に当たっては現状の分析と適した基幹システムの選別が重要です。将来性を考慮すると、クラウド化も視野に入れておくと良いでしょう。
ERP（Enterprise Resource Planning）は統合基幹業務システムとも呼ばれ、企業の資源を有効に利用することで、効率良く経営を進めることを目的としています。
企業資源は一般的に「ヒト・モノ・カネ」を意味しており、それらを総合的に管理することで最適化するシステムです。
基幹システムをさらに発展させたもので、業務システムも統合してそれぞれの機能のスムーズな連携を可能にしています。
同じ内容のデータであれば、複数のシステムに入力する必要がなくなり業務の効率化を図れ、あらゆる情報を統合的に扱えるのがメリットです。
常に情報がリアルタイムで可視化されるため、幹部は状況を確認しやすくなり、変化に応じた柔軟な判断が行えるようになるでしょう。
さらに、オンプレミスだけではなくクラウド型も登場しており、新しい基幹システムを置き換える働きも活発になってきています。
ERPについてより詳しい説明は、以下をご参照ください。
「「ERP」とはどういう意味なのか？仕組みについてわかりやすく解説」
基幹システムの導入はメリットがある反面、実際に効果が出るかが分かりにくく、判断が難しいです。正しい機能を選ぶためには、現状の分析や導入後のケアも欠かせません。
もしもシステムの導入に迷っている場合は、Blue Tiger Consulting （ブルータイガーコンサルティング）にご相談ください。
企業に最適な基幹システムの選定ができ、導入後の運用管理まで充実したサポートを実施しています。
基幹システムは企業の経営を支える重要の役割があり、会社に合わせてさまざまな機能が存在します。
業務の効率化やヒューマンエラーの防止など多くのメリットはありますが、最適なシステムを導入しなければ十分な効果は発揮されません。
どのように導入すれば良いか分からない方は、あらかじめ専門家に相談することをおすすめします。
