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基幹システムを切り替える必要性とプロジェクトを成功させるコツ
2021.09.04 > 業務効率化
長い間、同じ基幹システムを使っていると、次第に入れ替えの必要性を感じるようになるでしょう。しかし、慣れ親しんだ基幹システムを入れ替えるのは容易ではありません。どうすれば成功するのか、コツやプロジェクトの進め方を紹介します。
まずは、どのようなときに基幹システムを入れ替える必要性を感じるのか見てみましょう。
基幹システムの導入には多くの手間と高額の費用がかかるため、末永く使えて当然と考えがちです。しかし、長く使っていると、時代にそぐわなくなってしまいます。
アップデートしたり、機能を拡張したりすれば対応できますが、システムが複雑になり、動作が遅くなったり、エラーが起こりやすくなったりするのが難点です。その点では最初から必要な機能が備わっている最新のシステムに敵いません。
特にJ-SOX法（内部統制報告制度）の統制環境を整備するには、最新の基幹システムを使うほうが簡単です。海外で事業展開しているのであれば、基幹システムのグローバル化は欠かせません。
セキュリティの問題もあります。古い基幹システムほど脆弱性があり、そのたびにアップデートしてもすぐに違う欠陥が見つかりがちです。そもそも、基幹システムが動作するOSのサポートが打ち切られたら、以降は対応できません。セキュリティソフトだけでは限界があるからです。
同様に、ベンダーのサポートが終了すると、何かトラブルが発生しても自分たちで対応しなければいけません。アップデートや機能の拡張も望めなくなるでしょう。
このように、古い基幹システムには多くのリスクが潜んでいます。
経理システムや人事システムなど、新しい業務システムは、最新の事業形態や業務内容を反映しており、導入によって業務が効率化したり、コストを削減できたり、業績が向上したりするのを期待できます。
新しい基幹システムであれば、標準で連携できる仕組みになっていますが、古いシステムは、ほとんどが連携できません。独立して使うのは、大量にあるデータの連携ができないので非効率です。カスタマイズして無理に連携させるのも限度があるでしょう。
新しい業務システムの効果は、実際に導入してみないと分かりませんが、連携すらできないのは大きな機会損失です。
古い基幹システムになるほど、運用や保守にはコストがかかります。技術が古くなると、対応できる技術者が限られるからです。最新の基幹システムでは不要な、独自のサポートも行わなければいけません。新しいシステムを導入すれば、これらの特別な運用や保守にかかるコストが削減されます。
特に、クラウド型の基幹システムにすると、インターネット環境とパソコンさえあれば、どこでも使えるので、サーバーを用意したり、端末ごとにアップデートしたりする必要がありません。運用や保守にかかる手間も大幅に削減できます。
新しい基幹システムに入れ替える必要性が分かったところで、どのように入れ替えれば良いのか、成功させるコツを見てみましょう。
基幹システムを導入したり、入れ替えたりするときは、どうしてもITベンダー主導で進められがちです。確かに、ITベンダーは基幹システムの提供元なので、当然の流れといえます。
しかし、ITベンダーが提案するままに基幹システムを導入するのは危険です。まったく自社にそぐわない基幹システムになってしまう恐れがあります。ITベンダーの提案は魅力的かもしれませんが、他社の事例に基づいているため、必ずしも自社の業務や状況に合っているとは限りません。
基幹システムを入れ替えるのは、何らかの理由や目的があるはずです。目指すべきゴールもあるでしょう。ITベンダーからの提案を受ける前に、それを明確にしなければいけません。
明確になっていれば、要求する仕様や機能も決まり、本当に自社に合った基幹システムを選びやすくなります。
どんな基幹システムでも、業務内容に100％適合できるものは存在しません。必ず、何らかの機能が不足しています。特に、独自の商習慣が多い日本の企業にとっては、不便に感じるかもしれません。
従来は、独自に機能を追加してカスタマイズするのが主流でした。しかし、この方法ではエラーが発生しやすく、開発コストに加えて運用・保守にかかるコストも嵩んでしまいます。
追加する機能が多くなるほど、基幹システムはブラックボックスと化してしまい、アップデートが困難になったり、一部の技術者しか対応できなくなったりしがちです。これでは、業務を効率化したり、コストを削減したりできる基幹システムの良さを発揮できません。
グローバル化が進む中で、独自の商習慣は次第にそぐわなくなっています。最新の基幹システムは、さまざまな分野における事業のノウハウが満載です。入れ替えにともない、業務内容も柔軟に変更するのが合理的であるといえるでしょう。
基幹システムを実際に使うのは従業員です。せっかく入れ替えても、従業員に使われなければ意味がありません。入れ替えにかけた費用も無駄になってしまいます。
定着させるには、従業員に基幹システムを入れ替える意義などを理解してもらえるように、企業側の努力が必要ですが、ITベンダーのサポートも欠かせません。一定期間試用させてくれたり、従業員を教育したり、問い合わせの窓口を設けてくれたりするなどです。
もちろん、自社の目的や業務内容に合った基幹システムを選ぶのが最優先ですが、手厚くサポートしてくれるベンダーも選びたいところです。
最後に、どのような流れで基幹システムを入れ替えるのか、プロジェクトの進め方を見てみましょう。
まずはプロジェクトを始める準備を行います。基幹システムを入れ替える目的を明確にしましょう。その際、自社の将来あるべき姿や事業戦略、経営計画と照らし合わせて、基幹システムに何を求めるかリストアップします。もちろん、現場の課題を解決するのも重要ですが、あくまでも優先するのは自社の方針です。
方針が定まったら、どの部署で入れ替えを行うか決定し、大まかなスケジュールを作成します。その上で、導入する基幹システムやITベンダーを絞り込みましょう。
候補となる基幹システムやITベンダーが決まったら、要件定義を行います。その過程で、基幹システムとマッチしないところがある場合は、先述のとおり業務内容の変更を検討しなければいけません。
このとき、現場の意見を聞きすぎると自社の方針から外れて失敗する原因ですし、逆に自社の方針を徹底するのは反発を招いて、やはり失敗します。担当者と丁寧に打ち合わせて、互いの意見をすり合わせるようにしましょう。
要件定義が終わったら実装を行い、テストを経てリリース、運用となります。既存のパッケージをクラウドで導入するのであれば、実装からリリースまでの期間は、3～9ヶ月が目安です。導入の規模が大きければ1年以上かかるでしょう。
しばらくは古い基幹システムと併用しながら、新しい基幹システムが安定して動作するように、ベンダーが適宜サポートを行い、問題を修正します。1ヶ月後を目安に判定レビューを行い、大きな問題がなければ新しい基幹システムへ完全に移行します。
ベンダーによっては、本稼働になった後もしばらくは手厚いサポートが続くでしょう。
基幹システムの入れ替えは、導入コストが嵩み、業務内容の変更もともなうので、失敗するのはできるだけ避けたいものです。自社の方針を明確にするのは大事ですが、ITベンダーに左右されるところもあります。
どのITベンダーに依頼すれば良いのかお悩みの際は、Blue Tiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）にご相談ください。
豊富な経験や技術、ノウハウに基づき、目指すビジョンや事業戦略を叶えるための基幹システムをご提案いたします。
基幹システムの入れ替えを成功させるには、目的やゴールなど、自社の方針を明確にしなければいけません。自社の業務に合わせて基幹システムをカスタマイズするのではなく、基幹システムに合わせて業務内容を変更する決断も必要です。その上で、手厚くサポートしてくれるベンダーを選ぶと、新しい基幹システムが定着しやすいでしょう。
