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業務管理システムとは？種類ごとの特徴とメリット・導入ポイントを紹介
2022.03.25 > クラウドERP
「データの管理・入力などでヒューマンエラーが多い」「現在使用しているシステムでは入力が二重になってしまう」など、社内の業務になんらかの課題を抱えてはいないでしょうか。これらは、自社に適した業務管理システムを導入することで解決できる場合があります。
この記事では、業務システムとは何か、その種類や導入のメリット、導入時のポイントについて解説します。
そもそも業務管理システムとはどのようなシステムなのか、概要と種類をわかりやすく解説します。
「業務管理システム」とは、企業活動におけるあらゆる業務を適切に管理するシステムのことを指します。業務のフローやプロセスを管理し、業務の効率化を図ることが、業務管理システムの目的です。
とはいえ、ひとくちに業務管理システムといっても、システムの種類によって管理できる業務は変わってきます。
さらに、システム自体も
・自社内にサーバーを設置してシステムを利用するタイプ
・インターネットを介してクラウドサービスを利用するタイプ
の2つに分けられます。
システムの種類やタイプで、カバーできる範囲や使い勝手などが変わってきます。
業務管理システムには、主に以下の種類があります。
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種類 |
概要 |
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生産管理システム |
自社で生産する製品の原価、納期、品質などを管理するためのシステム。 |
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販売管理システム |
商品の受注から出荷までのフローを管理するためのシステムで、在庫管理機能を有するものも多い。 |
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人事管理システム |
社員番号、氏名、入社年月日、給与、異動など、社員のさまざまな情報を管理するためのシステム。 |
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勤怠管理システム |
社員の出勤時間、退勤時間、残業時間など、勤怠情報を管理するシステム。 |
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会計管理システム |
帳票作成や財務諸表作成などの機能をもった、会計管理のためのシステム。 |
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営業管理システム |
営業プロセス、訪問計画、商談情報など、営業活動に必要な情報を管理するシステム。 |
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顧客管理システム |
顧客情報や顧客との関係性を管理するシステムで、マーケティング戦略などで活用される。 |
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基幹業務システム（ERP） |
複数の業務管理システムを内包した、基幹業務を管理できるシステム。データの一元管理ができる。 |
企業活動を円滑に行うためには、業務管理システムの導入は必須だといえます。この項では、業務管理システムが必要である理由を3つ紹介します。
業務管理システムは、社員がそれぞれ行っている業務を一元化できるシステムです。各社員が担当している業務の進捗が見えるようになるため、管理できていない業務がないかチェックできます。
また、業務の可視化により、業務プロセスの見直しも行いやすくなります。現在の業務を見える化することで、生産性の向上が期待できるでしょう。
組織としての規模が小さいうちは、社員自身によるタスク管理でも業務に支障はないかもしれません。しかし、企業規模が拡大すると、人だけで管理することは難しくなります。
企業規模が大きくなると、管理業務が追い付かなくなったり、業務に関わる人数が増えることでヒューマンエラーが増えたりします。人の手によるミスが原因で、正確な企業分析ができなくなるリスクも高まるでしょう。
業務管理システムは、業務の有用性や財務報告の信頼性を確保する内部統制のためにも必要です。業務管理システムでデータを一元管理することによって、業務を適正に運用できるようになります。
内部統制については、組織としての適正な業務の運用を考えるなら、データの管理に適した業務管理システムは必要性が高いといえるでしょう。
ここまでは業務管理システムの必要性について説明してきました。では、業務管理システムを取り入れることで、具体的にどのように業務が変化していくのでしょうか。
ここからは、業務管理システム導入における4つのメリットを紹介します。
業務管理システム導入のメリットの１つ目は、システム上でデータを管理できることです。
「部署ごと」「支店ごと」などで管理していると、別の場所からデータを取得したい場合にはデータを送ってもらう必要があるうえ、送付している間にもデータが更新され、新しいデータに書き換わっている可能性もあります。
しかし、業務管理システムであればリアルタイムでデータを更新、または確認できるので、他部署や、働く場所が異なるテレワーカーなどとも新しい情報を共有することが可能です。
また、データを一括管理できることから、書類を保管するためのスペースを省けることができます。
業務管理システムは、ヒューマンエラーの削減にもつながります。リアルタイムでデータが反映されることで、データ反映のタイムラグが生じなくなり、二重入力などのミスを減らせるためです。
また、業務管理システムの導入は、業務の属人化、つまり「業務の内容を知る人が狭く限定される状態」を防ぐことにもつながります。
属人化を解消できれば、「この人がいないとできない」「担当者がいないと進められない」といった事態が起きにくくなるため、担当者不在時でも業務を円滑に回すことが可能となります。属人的な業務プロセスから、画一的な業務プロセスに変化させることができるでしょう。
クラウド型の業務管理システムを導入すれば、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもデータをリアルタイムでチェックできます。わざわざデータ確認のためだけに会社まで足を運ぶ必要がなくなるため、そのぶん時間を削減することができ、業務効率化へとつながります。
また、リアルタイムで情報を取得できるため、必要なタイミングでデータを利用できるようになります。業務管理システムを導入することで、情報共有のスピードも向上するでしょう。
業務管理システムを導入すると、さまざまなコスト削減につながります。
特に大きいのは人件費の削減です。これまで人の手で行われていた作業をシステム化すれば、業務量が大幅に軽減され、残業時間の短縮など人件費の削減が期待できます。
また、業務管理システムの導入は、ペーパーレス化にも有効です。システム上で管理すれば、紙の印刷も減り、紙媒体の保管場所も必要なくなります。印刷に必要な消耗品、書類の保管にかかる経費の削減にもつながります。
このように、業務管理システムにはさまざまなメリットがあります。現代の企業活動において、業務管理システムの必要性は非常に高いといえるでしょう。
業務管理システムを導入する際は、どのシステムを選ぶかも重要です。前述したように、業務管理システムには複数の種類があります。
この項では、業務管理システムの導入を進める際に押さえておきたいポイントと、システム選定の重要性について解説します。
単に「ほかの会社も取り入れているから」という理由で導入しても、業務管理システムは十分な効果を発揮できません。また、いくら多彩な機能が備わっていても、自社の業務に必要ないものが多いと、かえって作業の効率を落とすことになります。
自社に最適な業務管理システムを導入するなら、「業務フローやプロセスにおける課題の抽出」「業務効率化を図りたい部門の洗い出し」などが必要です。
現状の業務の洗い出しを行ったうえで、社内のニーズを調査し、どのような業務をシステム化するかまで落とし込んでいきます。このとき、どれくらいの費用対効果が得られるかを算出しておきましょう。
業務管理システムを導入する目的を決めたら、社内調査を行い、現場のニーズにマッチするようなシステムを選定します。このとき、導入を考えている機能に過不足がないか、よく確認しておきましょう。
また、システムは機能面の選定も重要ですが、どれだけ使いやすいかも重要なポイントです。
新しいシステムを導入すると、これまでの業務フローが変わる可能性があります。社員がシステムに慣れるまでにも時間がかかるため、誰でも使いやすいものを選定するのが良いでしょう。
これから業務管理システムを導入するのであれば、「クラウドERP」がおすすめです。
クラウドERPとは、基幹業務を一元管理できる基幹業務システム（ERP）をインターネット上で利用できるようにしたシステムのことです。ERPなら複数の業務管理システムを統合してデータを一元管理できます。
ERPについては、以下の記事にて詳しく解説しているので、参考にしてください。
「『ERP」とはどういう意味なのか？仕組みについてわかりやすく解説」
クラウドERPの導入には、一定の手間と専門知識が必要です。自社にクラウドERPに詳しい人材がいないようであれば、専門家に導入サポートを依頼しましょう。
Blue Tiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）なら、クラウドERPの導入支援はもちろん、導入後の保守管理や追加機能開発までトータルでサポートします。
自社にクラウドERPの導入を検討するのであれば、お気軽にBlue Tiger Consultingまでご相談ください。
業務効率化や会社規模の拡大を考えるなら、業務管理システムの導入は必要不可欠です。とはいえ、業務管理システムにもさまざまな種類があるので、まずは社内で導入の目的を明確にし、自社のニーズに合ったものを選定することが大切です。
