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業務効率化システムで生産性向上！おすすめのシステムや選び方
2022.01.02 > 在庫管理業務改善
人材不足対策や生産性の改善を目的として、多くの企業では業務効率化システムの導入が進められていますが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
さまざまなツールを把握しておくと、自社の悩みや課題を解決できるかもしれません。
そこで今回は、業務効率化システムについて解説し、メリットやツールの種類なども紹介します。
業務効率化システムを導入するとどのようなメリットがあるのか、利用することで得られる効果や必要性について解説します。
業務が効率化できると、「ムリ」のある業務内容、コストや人材の「ムダ」や品質の「ムラ」の改善につながります。システムを活用すると業務が効率化し、生産性を向上させることも可能です。
たとえば、表計算ソフトを利用することで集計や分析作業、書類の作成などの自動化をすることができます。
貴重な人材を単純な仕事に配置する必要がなくなると、人的リソースをより生産性の高い業務に割けるでしょう。
また、自動化することで人為的なミスも減らせ、仕事の質の向上や時間的な余裕も生まれ、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すことができます。
特に、少ない人員で生産性の向上を目指す場合には、業務効率化システムは必要になってくるでしょう。
先ほどお伝えた業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を減らすことができると、資材や人件費などの金銭面や、業務に必要な時間などさまざまなコストの削減につながります。
たとえば、ペーパーレス化に成功すると紙代や印刷代が削減されるほか、不要な物が減ることで保管場所の省スペース化にもつながるでしょう。また、紛失リスクもなくなり、必要な情報にすぐアクセスできることで、情報収集の時間も短縮することができます。
社内ノウハウのナレッジ化をすると、人材教育に割いていたコストの削減もできるでしょう。
システムを導入すると、仕事量や進捗状況、工数などを可視化できるため、業務や作業にムダがないかを客観的に判断できます。
具体的な状況が確認しやすくなると、どの業務を優先するかを決めることも容易になるでしょう。
また、誰でも簡単にタスク管理ができるため、伝達漏れやタスク漏れにも迅速な対応が可能です。
テレワークなどのように、柔軟な働き方を実現するためにも業務効率化システムは必要です。
時間や場所の自由度が高まればワークライフバランスも向上し、効率的で余裕のある働き方を可能にすることで、従業員のモチベーションや満足度の向上にもつながります。
個々のパフォーマンスを最大限に引き出すことができるため、今後の企業では、より業務効率化システムの導入が重要視されるでしょう。
業務効率化といっても、目的に応じて多様なシステムが存在します。ここからは、多くの企業で役立つおすすめのシステムについて紹介しましょう。
スムーズな連絡は、業務の連携や外部への迅速な対応などには欠かせません。
近年ではリモートワークを中心とする企業も増えており、コミュニケーションツールを利用することで柔軟で快適な働き方が実現できます。
プロジェクト単位でもやり取り可能なビジネスチャットや、リアルタイムな連絡ができる社内SNS、場所を選ばずに会議を行えるWeb会議ツールなどが代表的です。
また、業務的な連絡だけではなく日常的なコミュニケーションにも活用できることから、社内交流がしやすくなり、部署内や会社全体の雰囲気が緩和され、人材の定着など直接的な業務以外の効果も期待できます。
タスクを可視化することで効率的に業務を遂行し、ミスや漏れを防ぐ役割も担うツールです。
具体的な機能としては、データやファイルの共有、スケジュールやタスクの管理、ワークフローシステムなどがあります。
プロジェクトやチーム単位で管理が行えるようになり、最適なスケジュールで業務ができ、タスクの遅れや漏れにも早く気づくことができるでしょう。
マネージャーにとっては全体の進行が確認しやすく、社員一人ひとりも自身の役割を明確に判断できることで、プロジェクトが円滑になりミスを減らすことにもつながります。
近年、文書保管に関する法律の変更もあったことから、ペーパーレスを目指す企業が増えています。
ツールを利用すると、これまでは紙が用いられていた契約が電子化し、印刷や郵送コストを削減でき、時間短縮による業務の効率化も可能です。
煩雑になりやすい稟議に関する手続きなどもクラウド上で管理が行え、今まで必要としていた多くの書類が簡単に整理できるでしょう。
ほかにも、年末調整や予算申請、請求書など多岐にわたり対応し、紛失や盗難の心配もないためセキュリティ面も安心です。
営業向けのツールとしては名刺管理ツールがあり、社内ですべての名刺を共有できるため、円滑に情報収集ができ最適なアプローチが可能となります。
「マーケティングオートメーション」の頭文字から付けられた名前で、マーケティングで重要とされる顧客情報の管理や分析を行うツールです。
機能としては、メールなどで顧客への情報発信、顧客リストの作成など、マーケティングに関する業務を自動化できます。
ツールによって単純作業を省略し簡略化することで、本来必要とされる業務に人員を回し、マーケティングの質を高めることができるでしょう。
「Robotic Process Automation」の略語で、パソコンを使用したデータの管理など、事務関連の業務を自動化するソフトウェアロボットのことです。
人の判断を必要としない単純作業であれば、正確に速く処理することが可能で、莫大な情報でも簡単に管理できます。
そのため、人材や時間コストの大幅な削減になり、生産性の向上にも期待できるでしょう。
最適なシステムを導入することによって、業務の大幅な効率化が図れますが、どのようなツールでも良いわけではありません。そこで、ツールを効率的に活用できるよう、導入を検討する際のポイントについて紹介します。
優れた機能があったとしても、操作が難しいと導入に時間がかかり非効率です。場合によっては、想定以上の量の研修などを必要とするため、時間とコストが追加でかかる可能性もあります。
反対に、誰にでも使いやすいツールであれば定着しやすく、導入後もしっかりと機能するため業務の効率化が期待できるでしょう。
業務を効率化するためには、自社の課題を把握して、解決できるような機能が含まれているツールを選定する必要があります。
機能の豊富さよりも、使用部署のITレベルに応じているか、どのような場面で活用するかなど、自社のニーズに合っているかを考えてツールを選びましょう。
最適なツールを選ぶ際は、実際に使用して確かめるのが確実です。
無料のトライアルを実施しているサービスも多くあるため、使いやすさや課題、リスクなどがないか試用期間を活用して確認しましょう。
すでに導入しているシステムがある場合は、システム同士の相性や連携についてもチェックしておくことが大切です。
システムを選定することは、ITの専門的な知識を必要とするため思っている以上に難しいものです。
特に、すでにほかのシステムを導入している場合には相性等の確認も大切で、それらを見極めることは簡単ではありません。自社だけで判断すると、リスクをともなう可能性もあります。
そこで、業務効率化システムを最適に導入したい場合は、BlueTiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）へご相談ください。
BlueTiger Consultingは導入支援サービスを実施しており、ほかのサービスとの比較ができ、自社にとっての最適なシステムを見つけることができます。
業務効率化システムについて、お悩みの際はお気軽にお問い合わせください。
業務効率化システムは、導入することで生産性の向上やコスト削減が期待でき、最近ではリモートワークを推進するためにも重要視されています。
ツールにもコミュニケーションやタスク管理など、用途に応じた機能があり、自社に適したシステムを導入しなければなりません。
最適なシステムを導入するには、専門家の知識も必要になりますので、不安のある方はぜひBlue Tiger Consultingにご相談ください。
