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在庫管理を成功させるコツは？失敗しやすい原因と対処法を解説
2021.09.04 > 在庫管理業務改善
在庫管理とは、企業が生産する商品を過不足なく供給するための大切な業務です。在庫管理がうまくいかなければ、在庫過多や過剰生産などの不利益を被る可能性があります。
しかし、取扱商品が多くなればなるほど、生産数や受注数、発注数などの把握がより困難になります。そこで今回は、在庫管理を徹底するためのコツや、おすすめの管理方法を解説していきます。
在庫管理を任され、悩んでいる担当者様もいることでしょう。適正在庫を保てるよう、参考にしてみてください。
在庫管理とは、企業が取り扱う商品を必要に応じて供給できるよう、在庫数や保管状況を管理するお仕事です。
しかし、手作業で商品データを正確に記録し、常に最新の情報を更新することは安易ではありません。通常の業務に追われ、在庫管理が疎かになっている企業も少なくないでしょう。
では、正しい在庫管理ができずに起こる企業の不利益とはなんでしょうか。ここからは、在庫管理をおろそかにすることで発生するリスクを解説します。
食品など、消費期限がある在庫の管理が正確に行われなければ「今どのくらい在庫があるのか」「今抱えている在庫の賞味期限はいつか」といった情報を把握できず、新しい商品から使用し、結果在庫を無駄にしてしまうといったことが考えられます。
また、季節のイベントに合わせた商品や顧客ニーズの変動で売れ行きが変わる商品は、需要を予測した上で在庫管理を行う必要があります。このような商品の在庫を抱えてしまっては、値引き販売や商品破棄といった、要らぬリスクが生じることになります。
例えば、現在の在庫数が把握できていなければ「まだ在庫があるから問題ない」と誤った判断をしてしまい、在庫切れ直前に気付いて慌てて発注するということにもなりかねません。
商品を製造する現場での急な在庫不足は、生産スケジュールに大きな影響を与えてしまいます。
把握している在庫数はリアルタイムのものでなければなりません。なぜなら誤った数量を発注してしまう恐れがあり、それが原因で過剰在庫になりかねないからです。
また、誤発注によって過剰在庫を抱えてしまうと、商品の保管場所の確保に苦労することになります。限られた保管場所に収まらなければ、作業の動線となる場所に商品が溢れ、業務の妨げになります。商品を抱え過ぎた挙句、売れ残りによる損失を被る可能性もあるでしょう。
在庫管理を甘くみていると、販売チャンスを逃し、過剰在庫の管理に悩まされてしまいます。在庫管理で悩まずに済むには、在庫管理に対する意識改革が必要となり、それが管理のコツにもなります。
そもそも企業における在庫管理とは、一体どのような目的で行われているのでしょうか。
そこには、商品の売れ行きを確認するだけでなく、商品を提供する現場を円滑にするという目的があります。まずはそのことを意識してみましょう。
商品の原価や販管費を正確に把握することが、経営戦略の参考になるかもしれません。正しい管理ができれば作業効率が上がり、無駄な業務や残業がなくなることもあるでしょう。社内全体の意識を変えなければ失敗してしまう可能性もあるため、在庫管理のあり方を今一度考え直してみてください。
在庫管理がうまくいかない原因は、その方法にあるかもしれません。企業の慣例で手作業での在庫管理を行っていたとしても、昔より事業規模が大きくなっていれば従来のやり方では非効率になることも考えられます。
そのため、現在の企業規模や取り扱う商品数に合った管理方法が必要でしょう。
在庫管理の意識を改め、現状の管理方法の非効率さに気付くことができれば、あとはその適切な方法を徹底するだけとなります。そこでここからは、正しい在庫管理のやり方を解説します。
在庫管理で最も大切なのは、在庫を把握することです。もちろん正確でないことには意味がありません。今ある在庫の個数を認識し、把握を徹底することができれば、すべてのロスを防ぐこともできるでしょう。
企業が取り扱う商品の、何が、どこに、いくつあるのかといった情報を、Excelなどの表に入力し、まとめると管理しやすくなるはずです。
不要なものはとりあえず奥にしまい込むなど、倉庫内の整理整頓ができていないと、そのうち中身もわからない在庫の山で管理しきれなくなり、新しい倉庫の維持費といった余計なコストがかかる可能性があります。そのためにも整理整頓を心がけましょう。
また、きれいに整頓された倉庫は顧客からの信用も得られます。企業としてのブランドを守るためにも、全社員が整理整頓を心がける必要があります。
在庫管理を徹底するためには、何がどこにあるのか一目で把握できる工夫も必要です。そのためには、棚ごとにカテゴリーごとに管理をする、という方法が良いでしょう。「この商品はこの棚に」と、カテゴリーごとに分けて置くことで、在庫を探す時間を短縮できるのでおすすめです。
もちろん、出したものを元の場所に戻すことや、在庫の追加や減少時に記録することも徹底しなければなりません。今まで在庫を探す作業に手を取られていた企業も、棚管理を徹底することで効率化につなげられるでしょう。
在庫管理を徹底するには、各工程にかかるリードタイムを意識することが必要です。リードタイムとは、発注や製造、納品など、それぞれの段階でかかる処理時間のことです。
それぞれのリードタイムを適切に管理することで、時間の短縮や在庫管理がスムーズに行えます。在庫管理をシンプルに見直すことで、発注や製造、納品を最適なタイミングで行えるのです。
正確な管理のためには正確な記録が必要ですが、これが手動での作業となると、人的ミスが発生しやすいという問題点があります。在庫の数え間違いや記入漏れ、さらには二重に記録して無駄な人員を割くといった問題です。
在庫管理がうまくいっていない場合は、すべての情報を一括で管理できるシステムを導入するのがおすすめです。リアルタイムに在庫管理を行えるようになれば、生産効率の向上も期待できます。
手間をかけずに在庫管理を適切に行うためには、在庫管理システムの導入がおすすめです。しかし、システムの種類が多く「自社にはどのようなシステムが合っているかわからない」「各部門で情報を共有したいけど詳しい人がいない」といった悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。
Blue Tiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）なら、自社に適した在庫管理システムの選定から導入後のサポートまで幅広いサービスを提供しています。取り入れたいシステムや予算に合わせて、最適なシステムを提案いたします。
今回は、在庫管理をおろそかにした際のリスクや、悩める企業に取り入れてもらいたい管理方法について解説しました。現状の管理方法では、企業にさまざまな不利益をもたらしかねないというのも、おわかりいただけたのではないでしょうか。
とはいえ、リアルタイムな在庫状況を、手作業で正しく管理することは安易ではありません。必要な情報を一括管理できるシステムの導入を検討し、業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
