在庫管理は、手書きやエクセル入力、システムの活用などさまざまな方法で行うことができます。

近年、在庫管理をシステムで行う企業が増加傾向にある一方、手書きで行っている企業も依然として多くあるのではないでしょうか。

今回は、在庫管理を手書きで行うことで発生する課題やデメリットと、在庫管理システムへ移行するメリットについて解説します。

在庫管理を手書きで行うことで発生する課題

在庫管理を手書きで行っていると、どのような課題やデメリットが発生するのでしょうか。ここでは、在庫管理を手書きで行うことで生じる問題について紹介します。

記入ミスや漏れが発生する

在庫管理を手書きで行うと、記入ミスや漏れなどが発生する可能性があります。手書きによる人的ミスは、在庫の数や種類が増えると多発する傾向にあるため注意が必要です。

とくに、在庫管理を行う担当者の数が少ないなど、チェック体制が整っていないとミスの発覚が遅れ、トラブルが発生する原因になりかねません。

在庫管理を手書きで行っている場合には「人的ミスは発生しうるもの」という想定で、対策方法について検討する必要があります。

管理そのものに時間がかかる

管理そのものに時間がかかるのも課題のひとつです。

棚卸し作業などに膨大な時間が必要になるため、人件費などのコスト負担が増加する原因になります。

また、手書きで在庫管理を行っていると、ミスが発生した際のミスを探す確認作業にも時間を要するでしょう。

在庫管理だけでなく、トラブルが発生した際の確認にかかる時間を削減するなど、タイムロスをいかに防ぐかが効率的な在庫管理のポイントです。

在庫状況にタイムラグが発生する

在庫状況の反映にタイムラグが発生するのも、手書きによる在庫管理の課題です。仕入れや販売直後など在庫状況に変化が生じた際、手書きで在庫管理を行っていると在庫状況が反映されるまでに時間がかかります。

仕入れ済みにもかかわらず在庫がないと判断して二重仕入れになったり、欠品していることに気付かず販売契約してしまったりと、トラブルのもとになりかねません。

在庫状況についての情報共有が適切に行われなければ、過剰在庫の発生によってキャッシュフローの悪化を招くおそれがあるため注意が必要です。

キャッシュフローとは、資金の出入りのことであり、現金化できない過剰在庫が発生すると、必要なタイミングで資金を投資することができません。

キャッシュフローの悪化は、収益機会の損失など企業全体に影響を及ぼす可能性があるため、在庫量の適正化など対策を講じる必要があるでしょう。

手書きの在庫管理を「在庫管理システム」に変えるメリット

手書きの在庫管理における課題を解決するための手段として、在庫管理システムを導入する方法があります。

では、手書きの在庫管理を在庫管理システムに変えることで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここからは、在庫管理システムを導入することで得られるメリットや効果について紹介します。

在庫状況がリアルタイムに反映される

在庫管理を手書きからシステムに移行すると、在庫状況をリアルタイムに把握できるようになるメリットがあります。

手書きの場合、部署間の情報共有にタイムラグが生じますが、システムを導入するとシステム上で情報を一元管理できるようになるためです。

入力した在庫情報や増減、過不足についての情報が在庫管理システムに即時反映されるため、タイムラグによる人的ミスの防止にもつながるでしょう。

部署間の情報共有に加え、複数の在庫拠点がある場合でもシステム上で在庫管理を統一することができます。

たとえば、拠点Aで不足した在庫を拠点Bから出荷するなど、在庫全体を有効活用できるようになるのも在庫管理システムを導入するメリットのひとつです。

棚卸し作業の負担が軽減される

在庫管理システムを導入すると、棚卸し作業の負担を軽減できるメリットもあります。システム上に在庫状況がリアルタイムに反映されるため、棚卸しを手作業で行う必要がないのです。

人件費などのコストカットにつながるほか、販売店舗などで棚卸し作業のために店を閉める必要もありません。

収益機会の損失を防ぎ、棚卸し作業にかける従業員の負担軽減にもつながるなど、システムを導入することで在庫管理にかける工数も減らせるようになるでしょう。

在庫の適正化ができる

在庫管理を手書きからシステムへ移行すると、在庫の適正化を図ることができます。

在庫の適正化とは、販売量の多い時期には在庫を増やし、売れ行きが低下する時期には在庫量を減らすなど「過剰在庫」を防ぐことです。

在庫管理システムでは、過去の販売データを蓄積できるため、データを分析した結果をもとに仕入れ量をコントロールできるようになります。

需要の高い時期に備えて在庫量の確保や生産ラインの増加、原材料の発注など、需要の増減に合わせた在庫量の維持が可能になるためです。

結果的に、現金化することができない過剰在庫が発生するのを抑止できるなど、キャッシュフローの改善にもつながるでしょう。

ピッキングの効率化

在庫管理をシステム化すると、ピッキングの効率化にもつながります。ハンディーターミナルを活用して在庫をバーコードで管理すれば、どこにどの商品があるか一目でわかるようになるでしょう。

たとえば、手書きによる在庫管理の場合、効率化のために保管場所を統一する「ロケーション管理」を行っているケースが多いのではないでしょうか。

ロケーション管理の場合、保管場所を統一するため搬入に手間がかかります。また、搬入時に間違った場所に保管してしまうと、ピッキング時にミスが生じる原因にもなるでしょう。

在庫管理システムを導入すれば、ロケーション管理の必要がなくなるため、搬入時の手間を軽減できます。

また、システム上で有効期限別に在庫管理を行うことも可能になるので「期限の古いものから出荷」を徹底できるのもシステム導入のメリットです。

期限切れによる在庫ロスを防ぐことにもつながるため「ピッキングミスなどの問題がある」「期限のある商品を扱っている」という場合には、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

在庫管理システムを導入するならBlue Tiger Consultingへ

在庫管理システムは、システムを導入するだけでなく社内に定着させることが重要です。

使用方法が社員によって異なるケースや、ITツールに慣れていない社員がシステムをうまく使いこなせずにいると、在庫管理システム導入によるメリットを得ることができません。

Blue Tiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）なら、在庫管理システムの導入や定着支援に加え、追加機能の開発や保守管理業務までサポートいたします。

また、Blue Tiger Consultingでは在庫管理システムだけでなくERP（基幹業務システム）の導入も可能です。

ERPを導入すれば、勤怠管理や物流管理、会計管理など、企業の業務全体を一元管理できるようになります。

在庫の管理だけでなく、社内のあらゆる業務フローをすべて効率化できるため、在庫管理システムの導入と同時にERPを導入するのもおすすめです。

社内の情報共有における課題や効率化を図る手段として、在庫管理システムやERPの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

在庫管理を手書きで行うのは、データの入力や必要な在庫データを探す作業にも膨大な時間と労力を要します。

また、在庫データを紙ベースで保管していると、保管場所の圧迫や紛失などにもつながりかねません。

在庫管理をシステム導入によって一本化すれば、時間や部署問わずリアルタイムに在庫状況を把握できるようになります。

手書きによる在庫管理業務を負担に感じているのであれば、在庫管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。