受発注管理システムは、販売管理を行う企業の業務を効率化するために重要なツールです。しかし、具体的にはどのような機能があるのか分からない方も多いでしょう。

導入にはコストがかかりますので、失敗しないためにも、どのような効果があるのかを知ることは大切です。

そこで今回は、受発注管理システムについて解説し、活用するためのポイントなども紹介します。

受発注管理システムとは

受注管理とは、消費者から注文を受けるところから、出荷後の事後処理までを含めた一連の販売管理業務のことです。

販売するものによって内容は多少異なりますが、大まかには以下のような業務が発生します。

・注文を受けて確認
消費者から注文が入ると、まずはその内容をメールや電話などで確認しなければなりません。間違いがなければ、その注文内容で登録を行い出荷などの準備に移行します。

・在庫確認と発注
在庫が十分にあるか確認を行い、もしも不足している場合には発注作業が必要です。また、今後のニーズを踏まえた在庫管理も大切になります。

・納期の連絡
現在の在庫で対応できる場合は、いつまでに納品できるか連絡します。また、在庫不足で発注を行う際も、早めにスケジュールについて連絡や相談を行うことが大事です。

・受注伝票や注文請書の作成
注文内容の記録として自社で管理するための受注伝票を作成し、消費者に対しては注文請書を作成して注文の確定となります。注文請書に関しては必須ではないものの、ミスやトラブルを防ぐためにも発行しましょう。

受注管理システムは、これら一連の流れを自動化でき、スムーズかつ正確に販売管理が行えるようになるため、業務の効率化を目指す多くの企業で導入されています。

受発注管理システムで解決できる課題

受発注管理システムを導入することで、具体的にはどのような課題を解決できるのか、詳しく解説します。

受注管理にかかる膨大な手間やコスト

通常は注文内容の確認から、生産、出荷などの連絡調整には人手が必要で、さまざまな入力作業も含めると多くの時間と人的コストがかかります。

受注管理システムを導入して業務を自動化すると、各部門と容易に情報共有でき、受注管理にかかっていた工数を削減することが可能です。

さらに、月次決算を早期化できるのもメリットです。

システムを導入すると、注文内容がすぐに反映されて情報が共有されるため、支払い金額は毎回の発注データと請求書によって簡単に割り出せます。また、電子管理となりますので、納品書の紛失などのリスクもありません。

業務の自動化は、工数や人的コストの削減になり、負担を軽減できることによって社内の働き方改革にもつながります。

イレギュラーな発注ニーズ

さまざまな注文やニーズに対応できると、顧客から信頼を得られ取引の拡充にもつながります。しかし、即日納品や小ロットを複数納品など、イレギュラーな発注に応えるのは簡単ではありません。

受発注管理システムを導入すると、迅速な情報伝達により複雑な発注にも対応しやすくなり、自社の信頼度を向上させることもできるでしょう。

また、Web受発注システムでは、時間と場所を気にせず注文できるなど利便性が高く、顧客満足度を高める効果も期待できます。

ヒューマンエラー

これまでの電話などのアナログな方法では、誤出荷や数量の不備、期日の誤りなどトラブルリスクが高く、そのほとんどの原因は人的なミスによるものです。

人が介入すると伝達に誤りが生じやすく、さらに入力ミスや書き間違えなど、多くのヒューマンエラーが発生する可能性があります。

システムを導入して業務を自動化できれば、人的トラブルが減り、企業の信頼向上とクレームの減少が期待できるでしょう。

特に、人員が不足して業務負担が増している企業の場合は、ミスが多くなりやすく、取引相手を増やすことも難しくなります。少ない人員でも業務が効率化できるため、受発注管理システムは、事業を拡大させるために重要なツールです。

受発注管理システムを最大限に活かす方法

業務効率化に優れた受発注管理システムですが、ただ単に導入するだけでは正しく効果が発揮されません。そこで、システムを最大限に活かすための方法を紹介します。

業務フローの見直しをする

システムを導入する前には、まず自社の業務フローを確認して適したツールを選択することが重要です。

そのためには、自社の課題を洗い出す作業が重要で、受発注管理システムに求める機能や目的を明確にしなければなりません。

業務フローの確認や課題の抽出をせず、目的が明確にならないまま導入を行ったとしても、最適なシステムが選択できずに、十分な効果が得られない可能性があります。

また、企業によって受発注管理システムに求める機能は違うため、公表されている実績や口コミだけでは本当に自社に最適なツールか判断はできません。

導入後のトラブルを避けるためにも、まずは自社の業務フローの見直しから行うようにしましょう。

取引先を考慮した発注システムを利用する

受発注管理システムは、自社だけではなく発注する側である取引先にも影響を与えるシステムです。結果的には活用されない可能性もあるため、自社の都合だけでツールを判断して導入することは避けましょう。

特に、取引先がシステムを導入している場合は、同じものを利用することをおすすめします。その理由は、導入後の効果が現れやすいことです。反対に、発注側にとって使いにくいシステムを導入すると十分に活用されないかもしれません。

また、取引先がシステムを導入していなくとも、利用者の多いツールであれば新たに導入してもらうことも検討されやすいでしょう。

導入したシステムの利用率を高めるためには、発注する顧客に理解を示してもらうことが大事です。

取引先によっては、アナログでの発注方法に慣れていることから、新しい様式が受け入れてもらえないケースもあります。

そこで、実際の使用方法をレクチャーするなど、システムの利用率を上げるための工夫が必要です。システム導入は、自社だけではなく発注側にとってもメリットが多いことを伝えると良いでしょう。

現行システムとの連携で効率化を図る

自社で現在販売管理システムなどを利用している場合は、適切に連携することでさらに業務効率を改善し、労力が軽減できます。そのため、現行のシステムと連携が取れる受注管理システムを選定して導入しましょう。

たとえば、受注情報をCSVデータで出力したり、API連携できたりすることで、より一層の業務効率化が目指せます。

また、販売管理システムに受注情報を送信できると、請求書や納品書などの帳票発行も自動化でき、全般的な業務がスムーズに行えるでしょう。

ただし、すべての機能の連携が可能か、システム同士の相性の判断などは自社で判断できない部分も多くあります。

最適な受発注管理システムの導入に不安のある方は、専門家に相談することをおすすめします。

現在システムの導入を検討中の方は、ぜひBlueTiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）へご相談ください。

BlueTiger Consultingは、クラウドERPの知識とノウハウが豊富な導入支援サービスを行っています。

また、ほかのサービスと比較もできますので、自社に適したシステムを見つけることができます。受発注管理システムについてのお悩みは、BlueTiger Consultingにお任せください。

まとめ

受発注管理システムは、販売管理業務の一連の流れを自動化し、効率的で正確な業務を実現するツールです。

導入すると、受発注に関する時間やコストを大幅に削減でき、ヒューマンエラーの改善や顧客ニーズに応えられるなど、さまざまなメリットがあります。

ただし、企業によって現行のシステムとの相性もあるため、最適なツールを選ぶのは簡単ではありません。必要に応じて専門家に相談し、自社に適したシステムを選択しましょう。