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クラウド型の在庫管理システムとは？メリット・デメリットも紹介！
2022.01.02 > クラウドERP
在庫管理システムにはさまざまな種類があり、オンプレミス型で自社内にサーバーを設置して管理するタイプもあります。
「クラウド型」の在庫管理システムもそのひとつで、オンプレミス型とは異なるメリットがあります。
今回は、クラウド型の在庫管理システムとはどのようなものなのか、種類やメリット・デメリットと、選ぶ際の注意点について紹介します。
クラウド型在庫管理システムは、ソフトを社内のパソコンにインストールするのではなく、インターネットを介して使用します。
オンプレミス型のように社内にサーバーを設置する必要がなく、ユーザーベース（使用する社員の数や機能など）の月額料金設定で、サービスを利用することが可能です。
在庫管理システムは、クラウド型やオンプレミス型問わず、適用する業務や職種、展開しているサービスの範囲などによって必要な機能が変化します。
そのため、多くの在庫管理ツールでは、在庫管理そのものの機能だけでなく、ECサイトや倉庫管理など多様な機能がまとめて搭載されている傾向があります。
必要な機能を取捨選択しなければ、導入や運用にかかるコストも増加するため、提供されているシステムのサービスをきちんと把握しておく必要があります。
クラウド型の在庫管理システムは、大きくわけて3つの種類があり、それぞれに特化した機能が備わっている点が特徴です。
ここからは、クラウド型在庫管理システム3種類の特徴や違いについて紹介します。
販売管理システムは、在庫管理システムの中でも販売にかかわる業務に特化した機能が豊富に備わっているタイプのシステムです。
在庫管理では、受注・売上・請求、発注・仕入・入出庫が行われた結果として、在庫が更新されて変動します。
「帳簿在庫」とも呼ばれ、利益を算出するために「最終仕入原価法」や「総平均法」という棚卸資産の評価方法にもとづいた原価計算を行うものです。
基本的には、自社内の倉庫に入る前の段階からのシステムなので、「販売業務の流れの中に在庫管理がある」という活用方法になります。
そのため、受発注業務と在庫管理をシームレスに連動させたい場合や、売上予測から在庫量の適正化を図りたい企業におすすめです。
EC管理システムは、EC（electronic commerce）サイトと呼ばれる通販サイトやサービスを介して販売を行う際に、受発注や在庫管理を担っているシステムのことを指します。
受注メールや受注データの取り込み、各ユーザーへ自動で通知メールや決済、出荷機能が搭載されており、在庫量などへの反映も可能です。
大手通販サービスにも対応していることが多く、在庫管理以外にも顧客管理や分析機能など、BtoC（一般消費者向け）ビジネスに根ざした機能が搭載されています。
提供されているシステムごとに機能面で多少の違いはあるものの、大掛かりなサーバー設置などの必要がありません。そのため、小規模事業者でも活用しやすい価格帯になっていることが多い傾向にあります。
実在庫管理システムや倉庫管理システムは、倉庫内の管理に特化したシステムです。実際に、倉庫内にある「実在庫の変動」に焦点を当てたシステムともいえるでしょう。
リアルタイムに実在庫を把握できるため、受発注や営業、販売部署との連携にも優れています。
また、ロット別に在庫管理や在庫の保管場所管理ができるうえに、受注対応なども可能で、在庫の保管や出庫にかかる工数削減にも効果的です。
さらに、ロット別管理を導入することで、誤出荷や記載ミスを防ぐことができます。在庫の量や種類が多く、大量の在庫を毎日仕分ける必要があるような企業におすすめのシステムです。
過去の在庫変動をデータとして蓄積することで、販売予測に活用することもできます。
ここからは、クラウド型管理システムのメリットとデメリットについて紹介します。
クラウド型在庫管理システムのメリットは、初期コストやランニングコストが削減できる点にあります。
社内にサーバーを設置して導入するオンプレミス型の在庫管理システムの場合、サーバー導入費用に加えて、自社の業務に合わせたシステム開発が必要です。
一方で、クラウド型在庫管理システムであれば、サービスを提供している企業のシステムからインターネットを介して利用するため、スムーズに導入することができます。
また、システムの保守管理やアップデートも開発企業が行うため、自動的に最新の状態に更新されたシステムを使用できる点も、クラウド型在庫管理システムのメリットです。
運用管理業務が発生しないため、システム管理にかかる業務が軽減され、在庫管理業務に集中できるため生産性向上にもつながります。
クラウド型在庫管理システムのデメリットは、インターネット環境がなければ利用できないことです。
また、自社の業務に合わせてシステムを一から構築していくオンプレミス型と比べて、クラウド型では既存のシステムを使用するため、カスタマイズの自由度は低くなる傾向です。
システムによって備わっている機能が異なるため、自社に必要な機能が備わっているシステムサービスを選択しなければなりません。
また、システムの導入には、ITツールに慣れている社員とアナログの在庫管理に慣れている社員の間で習熟度に差が出ることが多くあります。
結果的に、システムの利用が社内で定着するまでに時間がかかるため、可能であれば導入支援サービスが付帯しているシステムを選択すると良いでしょう。
クラウド型在庫管理システムは、さまざまな機能が豊富に備わっているため、自社に合う機能を絞って選択し、導入することが大切です。
ここからは、クラウド型在庫管理システムを選ぶ際に注意しておきたい5つのポイントを紹介します。
クラウド型在庫管理システムは導入しやすく見えるものでも、多機能なあまりに複雑なものや、操作が難しいものが多くあります。
そのため、優秀な機能が備わっているシステムであっても、利用者が使いこなせなければ意味がなく、社内でシステムを共有するのに手間がかかるでしょう。
スムーズに導入するためには、社員問わず操作がしやすいものを選ぶことが大切です。
クラウド型の在庫管理システムでは、インターネットを介してシステムを利用し、クラウド上に情報を保管するので、情報漏洩のリスクはゼロではありません。
そのため、セキュリティの安全性はシステムを提供している事業者に問い合わせるなどして、導入前に確認しておきましょう。
また、利用の際には定期的にデータのバックアップを行い、サーバーがダウンしても被害が最小限に抑えられるように、リスクを分散させておくことが大切です。
システムを導入する際には、導入に踏み切る前の段階で、必要な準備を済ませておくことが重要です。
システム導入にかかる時間や必要なデータの収集、社員へのシステム研修や保守管理を行う専用のエンジニアは必要かなどを、想定しておかなければなりません。
クラウド型の在庫管理システムであっても、導入から定着までにかかる時間は、企業やシステムの種類によって異なります。
また、既存のシステムや在庫管理以外の外部システムとの連携が必要であれば、外部システムとの連携が可能かを事前に確認しておきましょう。
在庫管理システムは、機能についての紹介を見ただけでは、実際の使用感を把握することができません。
そのため、トライアル版などの無料でシステムをお試し利用できるサービスを活用し、本格導入の前に使用感を確かめておくのもポイントのひとつです。
ただし、トライアル版は機能が絞られていて少ない場合があり、扱うデータ容量や人数制限が設けられているなど、最低限の機能になっています。
ツールを選ぼうとして、トライアルを試し過ぎても現場が混乱する恐れがあるため、ある程度システムの候補を絞り込んだうえでトライアルを試しましょう。
クラウド型在庫管理システムは、導入後の運用時に不具合が発生したり、機能面で不明点が出てきたりすることがあります。
そのため、導入や運用のサポートサービスが備わっている企業を選ぶことも、システムを導入する際に重要な比較ポイントです。
トラブルにどのようにして対応してもらえるのか、対応方法は電話なのかチャットなのか、対応に時間の指定はあるか、専属のサポーターがつくのか、などは必ず確認しておきましょう。
クラウド型在庫管理システムの導入を検討しているのであれば、Blue Tiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）にご相談ください。
Blue Tiger ConsultingはクラウドERP業務システムの導入支援サービスを行っており、ほかのサービスと比較検討することが可能です。
自社にとっての最適なシステムはなにか、必要な機能、最適な導入方法の検討まで、在庫管理システムの導入にお悩みであればBlue Tiger Consultingがお手伝いいたします。
一度Blue Tiger Consultingまでお気軽にお問い合わせください。
在庫管理システムは、人為的ミスの発生を抑え、在庫管理の効率をアップさせるだけでなく、在庫量の適正化などのデータを活用した経営戦略にも役立ちます。
在庫管理における課題を抽出し、課題解決につながる機能が備わったシステムを選んで導入し、活用していきましょう。
