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なぜ基幹システムの導入は失敗しやすいの？成功するための進め方とは
2021.10.03 > クラウドERP
「業務効率化のために基幹システムを導入しよう」と思っても、正しい導入の進め方が分からない人も多いのではないでしょうか。基幹システムは種類が多いだけでなく高額な投資となるため、進め方によっては失敗する恐れもあります。
そこでこの記事では、基幹システム導入の進め方を解説します。併せて、基幹システム導入を成功させる具体的なコツも紹介しますので、参考にしてください。
基幹システムの導入を検討するとき、その導入にあたるステップを理解していなければ全体像を把握することはできません。まずは、以下のシステム導入の工程を確認してみましょう。
基幹システムの導入には、具体的な企画が必要です。既存システムの運用現状や問題点などを分析し、今自社に足りないものは何か考えるステップから始めます。
まず、「効率的でない項目」「ロスが出ている部署」に焦点を当て、新しい基幹システムに必要な機能を洗い出します。ここで大切なのは、基幹システムの導入を担当するチームを発足させることです。
自社が求める機能を備えているシステムを選定するのは、とても労力・時間のかかる工程です。選定や導入に向け、基幹システム専門の社内プロジェクトを立ち上げて効率良く進めましょう。
企画が固まり次第、自社が抱える業務内容を分析し、対応するシステムの機能と関連付けながら要件定義を行います。既存の業務をどのようにデジタル化していくのか、現場の声を取り入れながら定義していきましょう。
ここでの案件定義が曖昧なままでは、実装のスケールが把握できません。詳細に要件定義を行えば、ベンダーからの見積額が実際のコストに近づくといえます。
現場との実装イメージの共有やベンダーとのすり合わせの後、システムの設計と開発が行われます。自社の要件を満たすシステムの構築ができれば、いよいよ実装段階に入ります。
開発が完了したら、まずは機能ごとのシステムテストです。「要件定義のとおりにシステムが作動するか」「バグが発生しないか」などのシステムの品質がチェックされます。
システム導入後は、安定した運用のため社内の管理体制を整備します。とはいえ、導入後に実際にシステムを利用するのは、現場の従業員です。システムの利用者と管理者がスムーズに新システムの運用にシフトできるよう、効率的な人員配置や分かりやすい運用マニュアルの作成が必要です。
また、基幹システムは導入して終わりではなく継続的なパフォーマンスの確認や、システム導入による改善効果のチェックも欠かせません。社内の基幹システム運用チームを中心に、定期的なフィードバックを行いましょう。
基幹システムの導入を考えたとき、成功例と同じくらい失敗例を目にした人も少なくないでしょう。実際に、高額なシステムを導入したにもかかわらず、業務の効率化が図れない企業もあります。
では、なぜ基幹システムの導入は失敗が起きるのでしょうか。ここからは、失敗につながる原因を解説します。
基幹システムの導入には、明確な目的が必要です。「基幹システムを導入すれば業務が効率化される」「システムの運用で人件費を削減できる」などの、抽象的なメリットに注目しすぎては、導入する目的を見失ってしまいます。
明確な導入の目的やゴールがなければ、自社に合ったシステムを正しく選定できません。「基幹システムの導入」そのものが目的になっている場合、導入後の業務改善が見込めないでしょう。
基幹システムの導入を検討するにあたり、社内のプロジェクトチームの立ち上げは必要不可欠です。そのなかでも重要なのは「プロジェクトマネージャー」の選出です。プロジェクトマネージャーには、基幹システムへの知識や運用の経験が欠かせません。
知識のない管理職やIT責任者が選出されれば、プロジェクト全体の方向性が定まらない可能性があります。一般社員でも、基幹システムの知識や運用の経験があれば、その人が適任でしょう。
また、基幹システムの導入前に、運用体制を決めておく必要もあります。業務の効率化を図れるとはいえ、新しい業務を取り入れたりアナログからデジタル管理へ移行したりすることは、従業員の負担となる可能性があります。社内の業務プロセスをスムーズに変更できるよう、プロジェクトマネージャーが運用体制を整えなければなりません。
基幹システムの導入には、自社のニーズに合ったシステムの選定が重要です。ベンダーに任せきりにしていると、自社のニーズからズレてしまう恐れがあります。
また、既存システムや業務における課題を整理しないまま、新しいシステムの実装を急ぐと、本来必要な機能がなかったり業務に対応できなかったりする可能性があります。システムの追加によって出費がかさめば、導入の失敗を招きかねません。
基幹システムの導入は、しっかり企画の準備をすれば企業の業務プロセスを改善する良いきっかけとなります。成功させるためには、以下のポイントを意識しましょう。
基幹システムの導入にあたり、システムを利用するのは現場の従業員です。高度なシステムでも、使いこなせなければ導入の意味がありません。基幹システム導入の理由を、経営者が先頭に立って説明し理解を得ることが大切です。
また、本格的な導入が決定した際も、システムの使い方を社員に丁寧に説明する必要があります。マニュアルを作成したり、部署ごとに説明会を行ったりといったスケジュールも想定しておきましょう。
基幹システムの導入にあたり、非効率的な組織体制や業務があれば、この機会に革新しましょう。新しいシステムや現状に合わせたものに変えていけば、より成功に近付きます。導入を成功させるためには、現場の理解と協力が必要です。
基幹システムの導入は、ベンダーの介入によって安心して進められます。しかし、ベンダーに頼り切ってしまうと、自社の要望が適切に反映されないおそれがあります。
基幹システムのプロジェクトメンバーが積極的に関わることが重要です。また、定期的にベンダーと進捗会議を行い、自社のニーズが反映されているかチェックしましょう。
基幹システムの導入から実装まで、検討・決定する項目は数多くあります。しかし、知識や経験のない人材をプロジェクトリーダーにしてしまうと、うまく方向性が定まらない可能性があります。
基幹システムの導入を成功させるためには、現状の問題点を分析し、社内一丸となって導入に取り組むべきです。基幹システムに精通したBlue Tiger Consulting（ブルータイガーコンサルティング）なら、自社に適した基幹システムの選定から導入後の運用管理まで手厚いサポートをご提供いたします。
「何から始めていいのか分からない」「失敗したくない」とお考えの場合、ぜひBlue Tiger Consultingにご相談ください。
基幹システムの導入によって、企業にさまざまなメリットをもたらします。しかし、システムの選定や導入の流れによっては、期待どおりの成果が得られないこともあるでしょう。
基幹システムの導入は、社内全体を巻き込んで取り組むことが大切です。また「プロジェクトとしてどのような結果を出したら成功か」といった成功の定義を持っておくことも大切です。プロジェクトチームを中心に、導入の目的意識を持って推進しましょう。
