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ERPの導入でシステム連携が可能に！具体的な方法とは？
2022.03.15 > クラウドERP
ERPを導入したいと考えているものの、既存のシステムとの連携がネックになって、なかなかERPの検討が進まないと悩んではいませんか。ほかのシステムとの親和性は、導入にあたって気になる部分かと思います。
今回は、ERPは連携可能なシステムなのか、連携とERPの導入について解説していきます。
部署ごと、事業ごとに、業務に適したシステムやツールをいくつも導入している企業は多いです。使用しているシステムがひとつ、ふたつであれば、システムとの親和性を確認すれば良いのであまり問題ではないかもしれません。
しかし、すでに使用しているシステムやツールの数が多い場合、システム同士の連携ができないと、使いにくく、担当者に負荷がかかってしまいます。
ERPとシステム間の連携はできるのかという部分は、ERPを取り入れたいと考えている担当者にとっては気になる部分でしょう。そこでまずは、ERPと既存システムが連携できるのかを解説します。
ERPとは、「Enterprise Resource Planning」の頭文字を取った略称で、日本語では「統合基幹業務システム」と呼ばれます。企業を運営するために重要な人事・会計・生産・物流・販売などの基幹業務を統合し、一元管理するためのITシステムです。
通常、基幹業務には専門の部署があり、それぞれが個別に情報を蓄積・管理しています。企業によっては、部署ごとに異なる管理システムを使っていることもあるでしょう。
しかし、部署ごとに情報を管理・蓄積していると、何らかの理由で他部署のデータが必要になった場合に情報のやり取りに苦労します。とくに使用しているシステムが違うと、情報の連携に苦労することも多いものです。
ERPを導入すれば、各部署が個別に管理している情報をまとめて管理できるようになるため、情報のやり取りにかかる時間を削減でき、業務を効率化できます。また、各部署の状況がリアルタイムでチェックできるため、迅速に経営判断が下せるようになるでしょう。
ERPのタイプなどで異なるため一概にはいえませんが、一般的にERPでは以下のような業務が連携できます。
・購買管理
・販売管理
・顧客管理
・人材管理
・在庫管理
・生産管理
・財務会計管理
・物流管理 など
企業で使われるシステムに「CRM」や「SFA」などがありますが、これらはERPとは異なるものです。CRMは顧客管理、SFAは営業支援に特化したシステムであり、顧客管理から販売管理まで、企業が抱える情報を一元管理するERPとはカバーできる範囲が違います。
すでにCRMやSFAといったシステムを導入済みの場合に気になるのが、ERPと連携できるのかということでしょう。
結論からいうと、ERP（統合基幹業務システム）と既存システムは連携できます。ERPの特徴のひとつに、外部システムとの連携があることが理由です。
ERP導入後の既存システムとの連携のメリットは、自社のあらゆる情報をERPで一元管理できること。その都度、個別のシステムにアクセスする必要はなく、ERPから情報を取得できます。社内のすべてで連携した情報が共有されるのもポイントです。
ERPと外部システムの連携を実現するのが、「iPaaS」です。iPaaSとは、業務自動化を実現する、複数のシステムの連携を可能にしたサービスをいいます。iPaaSがもつ機能は、バラバラに管理しているデータの統合、システム間のスムーズな連携です。
そして、iPaaSによるデータの連携を可能にしているのが、APIになります。APIとは、アプリケーション・プログラミング・インターフェースのこと。APIは、ソフトウェアの提供元が公開しているもので、利用することでソフトウェアの機能の一部を使えます。
iPaaSによってデータ連携ができるのは、APIを利用して、データの読み書きを実行しているためです。APIは公式が提供していることから、APIを利用した連携は、仕様変更に強く、安全に連携できる特徴があります。
iPaaSを使うことで、自社で扱うデータを最適化できるため、サーバーやネットワークの改修をしなくても連携が可能です。連携しやすく、安全に連携できるのがiPaaSのメリットといえるでしょう。
しかし、iPaaSも万能ではありません。APIの利用を前提としたサービスですので、ソフトウェアの提供元がAPIを公開していないと、iPaaSを使った連携は不可能です。ERPと既存のシステムを連携させたいなら、APIが公開されているか確認しておくことをおすすめします。
ERPには4つの形態があり、それぞれ特徴が異なります。
・業務ソフト型
・コンポーネント型
・クラウド型
・全体最適型
自社に最適なERPを導入するためにも、それぞれの違いを理解しておきましょう。
業務ソフト型とは、会計・営業・生産など、各分野の特定の業務に関するデータを一元管理するためのERPです。
必要な機能だけに絞ってソフト化したものを導入するため費用が安く、導入期間も比較的短く済みます。機能がシンプルなので、関連部署や業務が限られている小規模事業者に向いているERPです。
コンポーネント型とは、既存の業務システムを最適化するためのERPです。会計・人事・生産・総務などで使用している既存システムを補う機能をもつ新たなシステムから、必要なものだけを選んで連携します。
コンポーネント型ERPを活用すれば、新たなシステムを一から開発・導入する必要がなくなるため、システムの開発期間を短縮できます。必要な機能のみピンポイントで追加できるため、費用も抑えられるでしょう。
また、システムの連携に柔軟に対応できるため、企業内の環境の変化に対応しやすいというメリットもあります。
クラウド型は、近年注目が高まっているERPです。従来型のERPは、システム構築のために社内にサーバーを設置する必要があります。
そのため、サーバー設置費用などのコストがかかったり、サーバー管理のための人的リソースが増加したりといった問題が起こりがちです。
対して、クラウド型ERPはインターネットのアプリケーションを使うため、サーバーの設置・管理が必要ありません。
必要な機能をもつアプリのみ選び、自社に合うようカスタマイズできるというメリットもあるため、最近はクラウド型ERPを選ぶ企業が増加しています。
全体最適型とは、会計・生産・販売など、企業の一連の業務をトータルで最適化する、オールインワンタイプのERPです。「ERP」と聞くと、この全体最適型を想像する方がほとんどでしょう。
すべてのデータが一元化されるため、さまざまな部署・業務間で連携がうまく取れず、問題が生じているケースに向いています。
社内の業務をリアルタイムで確認し、スピーディに経営判断を下せるようにしたいときにも、全体最適型ERPがおすすめです。
ここまで、ERPとほかのシステムとの連携について説明してきました。連携ができるなら、ERPの導入を本格的に検討したいと考える担当者もいるでしょう。次に、ERPを導入するための2つの方法を取り上げます。
ERPを導入する方法のひとつが、要件定義です。要件定義とは、新しい業務システムの構築を指します。
要件定義の最初のステップは、機能の確認です。業務要件をもとにERPパッケージが要件に合うかどうかチェックします。必要な機能が満たされないときは、カスタマイズが必要です。
必要な機能を表す要件定義ですが、すべての要件を満たそうと機能との調整を図っていくと、導入コストが膨大になることもあります。
機能にこだわり過ぎず、代替できる機能はないか、複数の機能を利用することで代わりならないか、そもそも必要性が高いのか、さまざまな観点で考えると良いです。
導入当初は、今後の使用を見越して、あれもこれもと機能を追加したくなりますが、不要なものは削っていくくらいで臨まないと、当初の予算をオーバーすることもあります。
新業務システムを構築してERPを導入しようとする際は、要件や機能ばかりに固執せず、費用対効果を考慮して、最適な機能にカスタマイズすることが重要です。
ERPを導入する方法には、適用分析といわれるものもあります。適用分析とは、選定したERPシステムの機能に合わせて、業務運用を見直す方法です。
要件定義との大きな違いは、業務の運用の変更があること。要件定義は機能を業務に合わせていく方法ですので、基本的に運用方法が大きく変わる可能性は低いです。
一方、適用分析は、機能に合わせて新しい業務を検討します。導入しようとする機能によっては、運用方法が一新することもあるでしょう。
つまり、適用分析は、要件定義と比較すると、システムを利用する担当者に負荷がかかる方法になります。システム利用者が運用方法を合わせることになるため、システムをよく理解しなければなりません。
また、運用方法が大きく変わりますから、古いやり方と新しいやり方で抜け落ちてしまった部分はないか、両方の業務をよく比較して違いを洗い出す必要があります。
一方、適用分析は、カスタマイズなどにあまり関与しません。要件定義のように必要に応じたカスタマイズや追加機能の検討がないため、コストを抑えた導入が可能になります。
ERPには「統合型」「クラウド型」などいろいろな種類がありますが、どのERPが自社に向いているのかがわからない方もいるのではないでしょうか。そこで、自社に合うERPを選ぶためのポイントを解説します。
ERPを選ぶときに重要なポイントのひとつが、なぜERPを導入するのか、目的を明確にすることです。
ERPは形態によってできることが異なります。そのため、すべてのデータをまとめて管理できるようにしたいのか、営業活動など特定の業務を円滑にしたいのか、目的によって選ぶべきERPも変わってくるのです。
ここを無視して、「費用が安いから」「短期間で導入できるから」といった理由でERPを選んでしまうと、必要な機能がなかったり、既存システムと思うように連携できなかったりする可能性があります。
せっかく導入したERPを無駄にしないためにも、まずは自社の業務の課題や問題点を洗い出し、なぜERPを導入するのかを考えてみましょう。
ERPを選ぶときには、必要な機能があるかもしっかり確認しておきましょう。ERPによって搭載している機能が違うため、安易に選ぶと必要とする機能がない可能性があります。業務効率化のためにはどのような機能が必要なのかを考え、各ERPを比較することが大切です。
また、企業内の環境は変化していくものですが、環境が変わるたびにシステムを一新していては、多大なコストと手間がかかります。変化に合わせて追加開発やカスタマイズができるかも見ておきましょう。
セキュリティ機能も忘れずにチェックしてください。ERPは各部署の情報を保管する、企業のデータの金庫のようなものです。
万が一その内容が漏洩してしまうと、企業の経営に大きなダメージを与えるリスクがあります。不正アクセスやウイルス対策が万全かどうかも、しっかり調べておきましょう。
ERPを選ぶときに見落としがちなポイントが、ERPの使いやすさです。ERPを比較する際に、機能やコストといった点は、しっかりチェックする人が多いでしょう。しかし、「実際に業務で使ってみてどうか」という点を確認し忘れることがあります。
どれだけすばらしい機能を搭載しているERPでも、使いこなせなければ業務の効率化につながらないどころか、かえって非効率になるかもしれません。使いにくいからと徐々に社員に避けられるようになり、せっかく導入したERPが無駄になるおそれもあります。
多くのERPがトライアルやデモなどを用意しているので、本格的に導入する前に実際に触ってみて、使用感やUIをチェックしておきましょう。
サポート体制の充実度も、ERPを選ぶときに見ておきたいポイントです。どれだけ使いやすいERPを探して導入しても、実際に運用していくなかでさまざまな疑問やトラブルが出てくることがあるからです。
ERPは企業内の重要な情報を保管しているため、トラブルが起きると業務に支障が出る可能性があります。そのため、サポート体制が充実していて、もしものときにすぐに対応してくれるベンダーのERPを選ぶのがおすすめです。
また、ERP導入時には、実際にERPを使用する各部署の担当者に使い方をレクチャーする必要がありますが、「一体誰がレクチャーするのか」という問題が出てくるでしょう。
このとき、ベンダーの担当者が使い方を教えてくれたり、eラーニングなどで活用方法を学べたりするERPであればスムーズに導入が進むため、導入支援の手厚さもチェックしておきましょう。
ERPと従来のシステムとの連携から、ERPの導入の方法まで説明してきました。そもそもERPにはさまざまなものがあります。導入の方法もどちらが自社に合っているか、よく検討して決めていかなくてはなりません。
さまざまな選択肢や重要な決定において、社内だけでERPの導入を進めるのには不安な部分もあるはずです。ERPの導入や連携をスムーズに行うにはどのような方法があるのでしょう。
ERPを社内で検討して、社内で導入を進めていく選択肢もあります。しかし、ERPの導入や既存のシステムとの連携を問題なく済ませるには、高い専門知識が必要です。導入から連携まで社内の人材で達成できそうかがひとつのポイントです。
ERPを導入している多くの会社は、社内の人材だけで導入を進めるのではなく、ERP導入コンサルタントのサポートを受けています。ERP導入コンサルタントを利用するメリットは、導入を専門に行っている業者に任せられることです。
ERP導入に失敗しないためにも、導入や連携では、ERP導入コンサルタントの利用を検討してみましょう。
ERP導入コンサルタントをお探しなら、Blue Tiger Consultingの利用がおすすめです。BTCのERP導入支援サービスは、以下のような特徴があります。
・ERPの導入支援をサポートします
・追加機能の開発を行います
・保守支援サービスを行います
・サーバー環境の診断を行います
・iPaaSサービスも提供しています
・経験、技術、ノウハウにより最適な業務環境を提案します
Blue Tiger Consultingなら、導入だけでなく、保守管理、既存システムとの連携も最適な方法でサポートできます。ERP導入に関するお悩みは、豊富な知識とノウハウをもつBlue Tiger Consultingにご相談ください。
データを一元管理できることから、ERPは業務効率を良くしてくれそうだと思っていても、現在使用しているシステムのこともあり、なかなか導入まで踏み切れない企業もあります。
現在使用しているシステムやツールに関しては、APIが公開されているものならば、ERPとの連携は可能です。APIを使ってデータの読み込み、あるいは書き込みができるiPaaSを使うことで、データの連携ができるようになります。
データ連携についてクリアになったら、次はERPの導入です。導入には、機能に合わせる方法と、要件からシステムを構築する方法の2つがあります。いずれも専門的な知識を必要としますので、導入を考えるなら、ERP導入コンサルタントの利用がおすすめです。
